Het overkomt iedereen weleens: je moet naar de dokter, tandarts of een ander medisch specialist. Niet elke afspraak past buiten werktijd. Wat zijn dan de regels voor je medewerkers? En hoe ga je om met (langdurig) verzuim? Je wil je medewerkers ruimte geven, maar ook grip houden op verzuim. Dus mogen deze afspraken onder werktijd? In dit artikel leggen we uit wat de regels zijn en hoe je hiermee als werkgever kan omgaan.
Naast duidelijke afspraken helpt een verzuimverzekering om financiële risico’s op te vangen. Benieuwd naar kosten? Vraag dan een offerte voor een verzuimverzekering aan.
Mag een medewerker onder werktijd naar de dokter?
Dat hangt af van de afspraken die je met je medewerkers hebt gemaakt. In de wet staat in ieder geval niets over doktersbezoek onder werktijden. De wet spreekt wel over ‘goed werkgeverschap’ en ‘goed werknemerschap’. Wat betreft medische afspraken betekent dit dat je medewerker deze zoveel mogelijk buiten werktijd moet maken. Als dat niet lukt, kan je als werkgever meedenken over een oplossing en hierover afspraken maken. Bijvoorbeeld dat je medewerker de gemiste tijd later inhalen of dat hij of zij vakantie-uren opneemt. Dit geldt ook voor parttime medewerkers. Je mag dus van je medewerkers verwachten dat zij medische afspraken buiten hun werkuren regelen.
Vindt de afspraak toch plaats onder werktijd? Dan ben je in principe niet verplicht tot doorbetaling van het loon. Er is één uitzondering: gaat het om een afspraak bij een arts of verloskundige in verband met een zwangerschap, dan moet je als werkgever het loon wél doorbetalen. Toch kiezen veel werkgevers ervoor om in andere gevallen het loon ook gewoon door te betalen, bijvoorbeeld bij een ziekenhuisbezoek.
Maak duidelijke afspraken in een verlofreglement
Niet alle medewerkers weten precies wat de regels zijn als het gaat om medische afspraken onder werktijd. Daarom is het verstandig om hierover iets vast te leggen. Zo weet iedereen waar hij of zij aan toe is. Je kunt de afspraken opnemen in een verlofreglement. Dit kan onderdeel zijn van de cao of van je bedrijfsbeleid. Je kunt er bijvoorbeeld het volgende in zetten:
- Dat medische afspraken zoveel mogelijk buiten werktijd moeten worden gepland. Lukt dat niet? Dan bij voorkeur aan het begin of eind van de werkdag;
- In welke situaties je als werkgever het loon doorbetaalt, bijvoorbeeld bij zwangerschap, bij bezoek aan een specialist in het ziekenhuis, etc.;
- Of medewerkers vakantie-uren moeten gebruiken of een aantal uren per maand mogen inzetten voor doktersafspraken;
- Hoeveel tijd medewerkers per maand mogen gebruiken voor dit soort afspraken;
- Sommige werkgevers geven hun personeel extra vrije uren speciaal voor medische afspraken. Worden die uren niet gebruikt? Dan kun je bepalen of ze vervallen of worden omgezet naar gewone vakantiedagen aan het einde van het jaar.
Je mag soms afwijken van wat er in het reglement staat, maar alleen als dit een voordeel is voor de medewerker. Zulke uitzonderingen kun je vastleggen in een aparte arbeidsvoorwaardenregeling.
Waar valt een doktersbezoek tijdens werktijd onder?
Soms is een medische afspraak niet van tevoren te plannen. In dat geval kan een medewerker gebruikmaken van calamiteitenverlof. Dit geldt alleen als de medewerker zelf niet ziek is, maar er wél een dringende privézaak is die direct geregeld moet worden. In dat geval moet je als werkgever het loon doorbetalen en gaan er geen vakantiedagen af. Een medewerker mag calamiteitenverlof opnemen in situaties als:
- Een noodgeval, bijvoorbeeld een ziek kind of een plotselinge situatie thuis;
- Het overlijden van een direct familielid of de bevalling van een partner;
- Een spoedafspraak bij een medisch specialist;
- Een wettelijke verplichting, zoals stemmen, als dit niet buiten werktijd kan.
Belangrijk: je mag je medewerker niet vragen waarom hij of zij naar de dokter gaat. Heb je het vermoeden dat er misbruik wordt gemaakt van de situatie? Dan kun je de bedrijfsarts inschakelen om de situatie te laten beoordelen. De bedrijfsarts kan jou advies geven over hoe hiermee om te gaan. Op de website van Sazas kun je lezen wat een bedrijfsarts nog meer voor jou en jouw bedrijf kan betekenen.