Heb je een groot kantoor waar veel mensen werken? Dan kan een werkdag behoorlijk chaotisch en onoverzichtelijk zijn. Omdat dit de productiviteit van je personeel negatief kan beïnvloeden, is het slim om hier iets aan te doen. Je denkt misschien dat grote aanpassingen nodig zijn, maar dat is niet het geval. We lichten hier 4 kleine aanpassingen uit die meer overzicht op kantoor kunnen creëren.
#1 Stimuleer opgeruimde werkplekken
Op kantoor werken mensen vaak aan een bureau. Meestal is er voor elke werknemer een eigen plek. Als ze dag in dag uit aan hetzelfde bureau zitten, kan het een rommeltje worden. Dit komt vooral doordat er vaak van alles bewaard wordt. Hoe meer er ligt, hoe chaotischer een werkplek wordt. Wil je dit voorkomen? Stimuleer dan opgeruimde werkplekken. Zorg dat je werknemers hun bureaus aan het einde van de dag netjes achterlaten. Ze kunnen morgen dan fris beginnen aan de nieuwe werkdag en komen niet direct in de chaos van gisteren terecht.
Hamer je op het opruimen van bureaus, maar blijft het een chaos? Dan kunnen flexplekken uitkomst bieden. Je personeel heeft geen vaste plek meer, maar zit elke dag aan een ander bureau. Dit kan helpen om werkplekken netjes te houden. Ze weten immers niet waar ze morgen zitten, dus laten ze hun bureau aan het einde van de dag vaak netter achter.
#2 Communiceer goed en duidelijk
Wie meer overzicht op kantoor wil, kan niet om goede en duidelijke communicatie heen. Als mensen niet weten wat er van ze verwacht wordt, wordt het al snel een chaos. Gelukkig zijn er allerlei hulpmiddelen om de communicatie op kantoor te verbeteren. Schuifbordjes zijn hier een goed voorbeeld van. Hang je deze op de deuren van verschillende ruimtes? Dan weet iemand direct of de ruimte vrij of bezet is. Je kunt deze bordjes ook gebruiken voor aanwezigheid.
#3 Sla belangrijke bestanden digitaal op
Papierwerk is een van de belangrijkste oorzaken van chaos op kantoor. Papieren blijven vaak overal slingeren en daardoor ziet het er nogal rommelig uit. Het kan bovendien veel tijd kosten om de juiste papieren te vinden, zeker als er veel papier op een werkplek ligt. Denk er daarom eens over na om belangrijke bestanden digitaal op te slaan. Iedereen kan er bij en er hoeft minder lang naar gezocht te worden. Op deze manier gebruik je bovendien veel minder papier en dat is beter voor het milieu.
#4 Gebruik naambadges
Deze vierde en laatste tip is vooral handig in drukke ruimtes waar mensen elkaar (nog) niet goed kennen. Ze hoeven dan niet telkens allerlei mensen te vragen als ze iemand zoeken, maar kunnen simpelweg naar de naambadges kijken. Dit is vooral handig binnen grote bedrijven met verschillende afdelingen. Mensen die op dezelfde afdeling werken kennen elkaar vaak wel, maar mensen van andere afdelingen niet altijd.
Naambadges zijn daarnaast handig voor evenementen. Zo worden ze bijvoorbeeld vaak gebruikt op beurzen. Is je bedrijf hier regelmatig te vinden? Dan is het handig om er voor elke medewerker eentje te hebben.