Wie veel opdrachtgevers of klanten over de landsgrens heeft, zal af en toe wel eens op het vliegtuig moeten stappen. Dat is niet alleen om klanten en opdrachtgevers te bezoeken, maar ook voor beurzen en evenementen. Toch is niet elke ondernemer er blij mee, omdat het veel gedoe lijkt. Op deze manieren verloopt zakelijk vliegen zonder problemen.
Wat te doen bij vertragingen
Helaas komt het maar wat vaak voor dat een vlucht vertraging heeft. Het is onpraktisch vanwege afspraken ter plaatse, maar zorgt ook voor nog meer geregel. Omdat een vertraging een ondernemer al snel financiële problemen kan opleveren, is het fijn als dat op een bepaalde manier een beetje goedgemaakt wordt.
Gelukkig is er een regeling waarbij gedupeerden geld terug kunnen krijgen als hun vlucht vertraging heeft en andere vormen van compensatie krijgen. Allereerst moet een luchtvaartonderneming gedupeerden bij een extra wachttijd vanaf twee uur zorgen voor eten en drinken, een overnachting en transfers. Ook hebben mensen recht op twee e-mails, twee keer een telefoongesprek en twee keer een fax als dat nodig is.
Bij vluchten die vertraging hebben, krijgen klanten een vergoeding. De maximale vergoeding is € 600. Een overzicht:
- Bij meer dan 4 uur vertraging op een vlucht langer dan 3500 kilometer ontvangt men € 600.
- Wie 3 tot 4 uur vertraging heeft op een vlucht van 3500 kilometer of meer, krijgt € 300.
- Als een vlucht van 1500 tot 3500 meer dan drie uur is vertraagd, levert het € 400 op.
- Voor een vertraging van 1500 km of minder krijgt men na drie uur € 250.
Om de vergoeding te ontvangen, moet een aanvraag ingediend worden bij de luchtvaartmaatschappij. Om dit proces makkelijker te maken, is het mogelijk om een onderneming in te schakelen die voor het geld terug bij vertraging vlucht zorgt.
Kies voor een vaste luchtvaartmaatschappij
Wie persoonlijk op zoek gaat naar vluchten, zal in veel gevallen bij meerdere luchtvaartmaatschappijen kijken. Bovendien worden hiervoor vaak websites gebruikt zoals Cheaptickets of Booking. Voor zakelijke vluchten is het aan te raden om een vaste luchtvaartmaatschappij te kiezen.
Wie regelmatig bij dezelfde luchtvaartmaatschappij boekt, zal het systeem al snel begrijpen en makkelijker vluchten kunnen boeken. Vergeet niet om direct aan te melden bij het frequent flyer programma zodat punten gespaard kunnen worden. Die punten kunnen voor zakelijke reizigers al snel zorgen voor bepaalde voordelen. Denk hierbij aan prioriteit bij het instappen, goedkopere upgrades of toegang tot de lounge.
Ook kan het korting voor extra's zoals meer bagage opleveren. Voor Nederlanders biedt KLM in veel gevallen een van de beste opties. Omdat KLM bij SkyTeam hoort, is het frequentflyerprogramma ook geldig bij hun 19 partners, waaronder Air France en Air Europa. Ondernemers kunnen zich aanmelden bij Bluebiz, een programma dat het mogelijk maakt extra punten te sparen.
Mensen die een hogere status hebben binnen het frequentflyerprogramma worden over het algemeen ook beter behandeld. Zo zijn heel veel vluchten overboekt, waardoor mensen van de vlucht gehaald worden. Mensen met een hogere status zullen minder snel van een vlucht gehaald worden, omdat ze deze klanten niet kwijt willen raken. Hierdoor heeft de ondernemer meer zekerheid ook daadwerkelijk op tijd aan te komen.
Economy of business?
Is het verstandig om als ondernemer businessclass te vliegen, of is het toch beter om voor economy te gaan? Een belangrijk punt in de overweging is de continuïteit van het werk. Als het noodzakelijk is om op de vlucht en kort voorafgaand aan de vlucht online te werken, dan is businessclass beter.
Wie hiervoor kiest, heeft toegang tot de lounge en kan daar zonder problemen werken. Ook biedt businessclass meer ruimte om met een laptop aan de slag te gaan. Als het gaat om lange vluchten biedt businessclass bovendien een betere optie om te slapen, waardoor ondernemers de volgende ochtend weer fris aan de slag kunnen.
Businessclass is echter wel vrij prijzig; voor ondernemingen die net beginnen of jaarlijks nog niet zoveel omzet draaien, is het mogelijk niet verstandig. De reiskosten kunnen worden afgetrokken van de belasting, maar dat moet wel in verhouding staan tot de belasting die betaald moet worden. Wie jaarlijks weinig belasting afdraagt, kan businessclass mogelijk nog niet helemaal aftrekken.
Sluit een goede zakelijke reisverzekering en annuleringsverzekering af
Wie regelmatig op reis gaat voor het werk, doet er goed aan om een goede verzekering af te sluiten. In Nederland worden veel medische kosten die gemaakt zijn in het buitenland ook gedekt door de zorgverzekering, maar hier zitten beperkingen aan. Zo staat in de kleine lettertjes weleens dat voor een operatie of procedure enkel de prijs vergoed wordt die in Nederland voor die procedure wordt gerekend. Het kan daardoor gebeuren dat mensen met een torenhoge rekening in het ziekenhuis in het buitenland achterblijven.
Kies voor een reisverzekering die niet alleen kosten vergoedt tot een hoogte van wat het in Nederland kost, maar de werkelijke uitgaven vergoedt. Wie weleens voor zaken naar de Verenigde Staten reist, kan hier niet omheen, omdat medische procedures daar veel duurder zijn.
Een ander punt van aandacht is de annuleringsverzekering. Als dingen om een bepaalde reden veranderen, is het vervelend als de gevolgen hiervan hoge kosten met zich meebrengen. Denk goed na over wat nodig is op het gebied van een annuleringsverzekering voordat die afgesloten wordt. Er is namelijk ook de optie om per vliegticket wat meer te betalen, zodat het ticket zonder extra kosten omgeboekt kan worden. Het is dan alleen verplicht om het verschil in ticketprijs te betalen, wat al zo laag als een paar euro kan zijn.
Zakelijk vliegen en de Belastingdienst
Zakelijk vliegen is vrijwel altijd aftrekbaar van de belasting van ondernemers. Ook btw over vliegtickets voor zakelijke reizen kan worden afgetrokken van gemaakte btw-kosten. Voor zakelijke reiskosten met het vliegtuig geldt dat die 100% aftrekbaar zijn. Wel is het noodzakelijk om bonnetjes goed te bewaren. Ook de kosten voor het vervoer van en naar het vliegveld zijn aftrekbaar. Bewaar hiervoor ook de bonnetjes of een uitdraai van de kosten die gemaakt zijn via de ov-chipkaart.
Als het gaat om het bijwonen van congressen, seminars en studiereizen zijn er andere regels. De eerste 5700 zijn niet aftrekbaar; dat is inclusief reis- en verblijfskosten. Die mogen maar tot 1500 worden afgetrokken, tenzij het voor werk strikt noodzakelijk is om het congres bij te wonen; dan geldt het maximale bedrag niet.