Iedere ondernemer, zeker in het MKB, herkent dit ongetwijfeld: financiële rust is een groot goed. Het op orde houden van je accounts receivable management is hierin van groot belang. Bedrijven die hun debiteurenproces strak inregelen ontvangen hun geld in de regel gemiddeld weken weken eerder dan bedrijven die hier meer, laten we zeggen, laissez-faire mee omgaan. Zo hebben de eerste groep ondernemers een groter werkkapitaal, een betere cashflow en weten velen dankzij een groter vermogen om te investeren grotere groeipercentages te realiseren.
Accounts receivable management
Het is een mondvol, maar wat is accounts receivable management eigenlijk? Accounts receivable management omvat het volledige traject van facturatie tot betaling: het traject dat ervoor zorgt dat jouw klanten op tijd het gehele bedrag betalen dat ze je verschuldigd zijn voor door jou geleverde producten of diensten.
Eigenlijk begint het proces omtrent accounts receivable management al ruim voor de facturatie. Het begint al bij de contractonderhandelingen of bij het vastleggen van duidelijke betaalafspraken bij het aannemen van de order. Betaal je bijvoorbeeld per geleverd onderdeel of betaal je pas aan het einde van de rit? Zeker bij internationale transacties kunnen dit soort afspraken ook van groot belang zijn: als je met iemand zaken doet in de Verenigde Staten, vindt de betaling dan in euro’s of in dollar’s plaats of zoek je de gulden middenweg met een combinatie van de huidige wisselkoers en die van het moment van betaling? Dit is van belang als gedurende de duur van de opdracht de wisselkoers in jouw nadeel verandert, stel met 10%, dat jouw omzet dan ook in het meest nadelige geval met 10% daalt. Jouw kosten dalen echter niet met 10%, en dus kan die 10% een flinke hap nemen uit de winst die je had gedacht te maken.
Soms kan het zijn dat er gedurende de uitvoering van een opdracht of terwijl je bezig met de productie of levering van artikelen zaken veranderen. Bijvoorbeeld: bij het bouwen van een website komt de opdrachtgever ineens tot de conclusie dat ze er ook een webshopgedeelte bij willen. In dat geval kan het ook goed zijn om hier dan weer opnieuw concrete afspraken over de betaling over te maken: je bouwt bijvoorbeeld eerst de website, dan betaalt de klant daar apart voor, en vervolgens voeg je de webshop hieraan toe en dan betalen ze hier apart voor.
Vervolgens komen we in de fase van het versturen van facturen terecht. Al voor we op dit punt aan belanden is het goed op orde houden van je (financiële) administratie van groot belang. Wat heb je exact geleverd? Wat waren de standaard- of de afgesproken prijzen per geleverde dienst of product? Wanneer je de factuur gaat opstellen kan dit van groot belang zijn. Is er misschien nog een openstaand bedrag voor eerder geleverde producten of diensten? Dit soort zaken zijn belangrijk om op orde te houden. Een CRM-systeem of boekhoud software kan hierbij van belang zijn, maar zeker als je een kleine of middelgrote ondernemer bent dan kan dit vaak ook prima in Excel of Google Sheets.
Het belang van goed accounts receivable management voor het MKB
Voor veel MKB-bedrijven is een focus op het behouden van een gezonde cashflow van groot belang. Toch blijkt uit recente onderzoeken van Atradius Collections uit 2024 en 2025 dat Nederlandse MKB-bedrijven gemiddeld voor meer dan 52.000 euro aan openstaande facturen hebben uitstaan bij klanten en andere stakeholders. Voor veel ondernemers in het MKB betekent dit dat tien tot twintig procent van de jaaromzet maandenlang vastzit bij klanten – of nog erger: dat ze dit nooit ontvangen. De gevolgen van te late betalingen of in zijn geheel uitblijvende betalingen zijn duidelijk voelbaar voor veel bedrijven. Uiteraard verschilt dit van bedrijf tot bedrijf, maar het kan onder andere betekenen dat er geld geleend moet worden om de mismatch tussen inkomsten en uitgaven te overbruggen. Nog erger is als leveranciers niet op tijd betaald kunnen worden of wanneer noodzakelijke investeringen moeten worden uitgesteld. In zeer extreme gevallen kan zelfs de continuïteit van het bedrijf in gevaar komen. Jaarlijks gaat bijna een derde van alle faillissementen gepaard met ernstige cashflowproblemen door wanbetaling.
Bedrijven die hun accounts receivable management effectief aanpakken kunnen echter significante verbeteringen bereiken op dit vlak. Zo is het mogelijk om de gemiddelde betalingstermijn (in het Engels ook wel bekend als de Days Sales Outstanding) met twintig tot dertig procent te verlagen. Dat levert niet alleen weken eerder geld op, maar het verbetert ook je vermogen om je bedrijf te navigeren: het verbetert de voorspelbaarheid, zorgt voor lagere financieringskosten en uiteindelijk daarmee in de regel een gezonder en toekomstbestendig bedrijf.
Debiteurenbeheer software
Een ander belangrijk aspect dat kan helpen bij het op de rit zetten van een efficient en effectief accounts receivable management is debiteurenbeheer software. Het gebruik van debiteurenbeheer software heeft de afgelopen jaren een vaart genomen. Het helpt namelijk onder andere om flinke kostenbesparingen te realiseren op het gebied van accounts receivable management. Daarnaast kan het de effectiviteit van de processen op dit vlak vergroten en de nauwkeurigheid van de monitoring van betalingen verbeteren. Er zijn een aantal aanbieders op de markt. Hiertoe behoren onder andere Credit-IQ van Atradius Collections, Invoiced, Versapay, BlackLine en Chaser. Credit-IQ onderscheidt zich van een aantal concurrenten door het aanbod van aanpasbare workflows. Daarnaast onderscheidt het zich van Engels-dominante software met zijn meertalige ondersteuning. Wat deze pakketten met elkaar gemeen hebben is dat ze zich richten op de automatisering van factuuropvolging, het automatisch uitsturen van betalingsherinneringen en dat ze de algehele financiële resultaten van de organisatie verbeteren.