Of je nu een zelfstandige bent of net je eerste klusje gefactureerd hebt: vroeg of laat moet je weten hoe je een factuur opstelt. In dit artikel lees je exact welke gegevens verplicht zijn, hoe je fouten voorkomt en wat je zeker moet vermelden om professioneel over te komen.
Hoe maak je een factuur?
Een factuur maak je door op een duidelijke en gestructureerde manier aan te geven:
- Wie de factuur stuurt
- Aan wie de factuur gericht is
- Wat er geleverd is
- Voor welk bedrag, inclusief btw
Je kunt een factuur maken in Word of Excel, via facturatiesoftware of zelfs handmatig als het maar overzichtelijk en volledig is.
Elke factuur moet bovendien voldoen aan wettelijke eisen — anders riskeer je problemen bij de btw-aangifte of controle door de fiscus.
Welke gegevens zijn verplicht op een factuur?
Volgens de Belgische btw-regels moet je factuur minstens deze gegevens bevatten:
- Jouw volledige naam en adres (of bedrijfsnaam)
- Naam en adres van de klant
- Je ondernemingsnummer en btw-nummer
- Factuurdatum
- Opeenvolgend factuurnummer (uniek)
- Omschrijving van het geleverde product of dienst
- Leveringsdatum (indien verschillend van factuurdatum)
- Prijs per stuk + totaalbedrag exclusief btw
- Toegepast btw-tarief en het btw-bedrag
- Totaal te betalen bedrag inclusief btw
Voor kleine bedragen (< € 100) zijn vereenvoudigde facturen toegestaan, maar in de meeste gevallen gelden bovenstaande regels.
Hoe nummer je facturen correct?
Elke factuur moet een uniek en opeenvolgend nummer hebben. Je kiest zelf het systeem, zolang het maar logisch en doorlopend is.
Voorbeelden van factuurnummers:
- 2025-001, 2025-002, 2025-003…
- OFA001, OFA002 (bijvoorbeeld: “OFA” als afkorting van “Offerte Afgewerkt”)
- 001/JAN/2025, 002/JAN/2025 (per maand gestructureerd)
Facturen mogen geen hiaten of dubbele nummers bevatten. De fiscus eist een sluitende volgorde.
Hoe factureer je zonder btw?
Als je vrijgesteld bent van btw (bijvoorbeeld via de kleineondernemersregeling), dan vermeld je geen btw op je factuur.
Je moet dan wel deze zin op je factuur zetten:
“Bijzondere vrijstellingsregeling van belasting. Btw niet toepasselijk volgens artikel 56, §2 van het Btw-Wetboek.”
Daarnaast blijf je verplicht om alle andere gegevens correct te vermelden en een opeenvolgende nummering te gebruiken.
Wat zijn veelgemaakte fouten bij factureren?
Typische fouten die je moet vermijden:
- Geen factuurnummer of dubbele nummering
- Vergeten btw te vermelden of fout btw-tarief
- Onvolledige gegevens van jezelf of de klant
- Geen duidelijke omschrijving van de geleverde dienst
- Fouten in het totaalbedrag door onjuiste btw-berekening
Dubbelcheck daarom altijd je facturen voor je ze verstuurt — zeker als je manueel werkt. Facturatiesoftware kan helpen om deze fouten automatisch op te vangen.
Veelgestelde vragen over facturen maken
Mag ik facturen maken zonder inschrijving bij de KBO?
Nee, je moet ingeschreven zijn als zelfstandige en een ondernemingsnummer hebben om legaal te mogen factureren.
Hoe snel moet ik een factuur sturen na een opdracht?
Idealiter binnen 7 dagen na levering van de dienst of het product, tenzij contractueel anders afgesproken.
Moet ik een factuur maken voor elke klant?
Ja, voor elke levering of dienst moet een aparte factuur worden opgesteld — ook als het om een vriend of familie gaat.
Kan ik een factuur sturen als particulier?
In principe niet. Je mag als particulier geen facturen uitreiken tenzij je een eenmalige vrijstelling hebt (bijvoorbeeld bij occasionele verkoop).
Wat is het verschil tussen een offerte en een factuur?
Een offerte is een prijsvoorstel vooraf. Een factuur komt achteraf en is een officieel betalingsverzoek.