Juist de persoon die het verzuim van anderen begeleidt, meldt zich zelf ziek. Wie bewaakt nu de dossiers, de deadlines van het UWV en de vragen van leidinggevenden? Een praktisch stappenplan voor de eerste weken.
In veel bedrijven tot een paar honderd medewerkers draait HR op één of twee mensen. Zolang zij er zijn, merk je weinig van al het werk dat ze doen. Valt de HR-manager uit, dan wordt in een paar weken zichtbaar hoeveel er op die ene stoel lag: lopende verzuimdossiers, sollicitatieprocedures, contracten die verlengd moeten worden en leidinggevenden die niet weten waar ze met hun vragen heen moeten.
De wet loopt door, ook als HR stilstaat
Het grootste risico zit in het verzuim. De Wet verbetering poortwachter kent vaste termijnen, en die stoppen niet omdat je HR-manager er niet is. Voor elke zieke medewerker geldt onder meer:
- uiterlijk in week 6 een probleemanalyse van de bedrijfsarts;
- uiterlijk in week 8 een plan van aanpak met de medewerker;
- uiterlijk in week 42 de ziekmelding bij het UWV;
- rond week 52 de eerstejaarsevaluatie.
Mis je een van die stappen, dan kan het UWV een loonsanctie opleggen. Je betaalt dan langer loon door dan de wettelijke twee jaar. Dat is precies het soort kosten waar niemand op rekent als de HR-manager uitvalt.
Stap 1: maak een lijst van alle lopende dossiers
Zet op een rij welke medewerkers ziek zijn, in welke week van het verzuim ze zitten en wat de volgende deadline is. Vraag de arbodienst of bedrijfsarts om een overzicht, die hebben dat vaak al. Doe hetzelfde voor contracten die de komende drie maanden aflopen en voor lopende sollicitaties.
Stap 2: wijs één aanspreekpunt aan
Leidinggevenden moeten weten bij wie ze terechtkunnen. Dat hoeft niet iemand te zijn die al het werk doet, wel iemand die weet waar alles ligt en wie wat oppakt. Zonder aanspreekpunt gaat iedereen zelf improviseren, en dan worden afspraken met zieke medewerkers op tien verschillende manieren gemaakt.
Stap 3: bepaal wat niet kan wachten
Verzuim met wettelijke termijnen, contracten die verlopen en salarismutaties gaan voor. Beleidsprojecten, zoals een nieuw beoordelingssysteem, kunnen een paar maanden blijven liggen. Maak die keuze expliciet, zodat niemand zich schuldig voelt over wat er blijft liggen.
“Wat we vaak zien, is dat een directeur de dossiers zelf gaat bijhouden. Dat gaat een paar weken goed, tot de eerste UWV-termijn langskomt die niemand op de radar had.” Jan Brouwer, managing consultant bij Levvl
Stap 4: haal tijdelijke versterking als het langer duurt
Is duidelijk dat de uitval meer dan een paar weken duurt, dan is herverdelen geen oplossing meer. Een vaste HR-manager werven kost al snel maanden, en ondertussen lopen de termijnen door. Daarom kiezen veel werkgevers dan voor interim human resources: een ervaren HR-professional die snel kan starten, de dossiers overneemt en zorgt dat er niets tussen wal en schip valt.
Let bij het inhuren op ervaring met verzuimbegeleiding en de Wet verbetering poortwachter, en op iemand die past bij de cultuur van je bedrijf. Leidinggevenden moeten diegene vanaf dag één vertrouwen. Spreek ook af hoe de overdracht verloopt als de vaste HR-manager terugkomt, zodat die niet opnieuw hoeft te beginnen.
Voorkom dat alles op één persoon rust
Na de uitval is het moment om te kijken hoe kwetsbaar je HR is ingericht. Staan de verzuimdossiers in een systeem waar ook een ander bij kan? Weet een tweede collega welke termijnen er spelen? En is er een vaste partij die je kunt bellen als het misgaat? Met die drie vragen ben je de volgende keer een stuk beter voorbereid.