De zolderkamer groeit langzaam dicht met dozen en de eettafel is inmiddels een inpakstation geworden. Voor veel eigenaren van een webshop begint het succesverhaal exact op deze manier. Zodra de bestellingen blijven binnenstromen, verandert die gezellige chaos snel in een blok aan het been. Het handmatig inpakken van pakketjes en het sjouwen naar het postkantoor kost uren die je liever besteedt aan marketing of productontwikkeling. Het is dan ook logisch dat de stap naar fulfilment uitbesteden vaker wordt gezet. Het biedt lucht in de agenda en zorgt voor een professionele afhandeling van orders zonder dat je zelf fysiek aanwezig hoeft te zijn bij elke zending.
De druk van snelle bezorging en klantverwachting
Consumenten in Nederland zijn tegenwoordig behoorlijk verwend als het gaat om levertijden. Vandaag besteld en morgen in huis is bijna de standaard geworden. Als kleine ondernemer is het lastig om dit elke dag waar te maken, zeker wanneer er privézaken tussenkomen of de voorraad net niet op orde is. Een extern distributiecentrum werkt met geavanceerde systemen die direct gekoppeld zijn aan de webshop. Zodra een klant op de bestelknop drukt, gaat er een seintje naar het magazijn. Professionele inpackers zorgen dat het pakketje direct de deur uitgaat. Dit proces loopt vaak tot laat in de avond door, waardoor je later op de dag nog bestellingen kunt accepteren die de volgende dag al op de mat liggen bij de klant.
Ruimtegebrek en schaalbaarheid als groeibarrière
Voorraad neemt plek in en die plek is duur. Wie vanuit huis werkt, loopt op een gegeven moment tegen de muren op. Het huren van een eigen loods lijkt een oplossing, maar brengt vaste kosten en risico’s met zich mee. Je zit vast aan een huurcontract en moet zelf personeel regelen voor drukke periodes zoals de feestdagen. Door de logistiek onder te brengen bij een externe partij, betaal je vaak alleen voor de ruimte die je daadwerkelijk gebruikt. Heb je in de zomer minder voorraad? Dan dalen de kosten mee. Krijg je in december een enorme piek in de verkopen? Het externe magazijn vangt dit moeiteloos op zonder dat jij extra mensen hoeft aan te nemen of zelf nachten doorhaalt om alles tijdig te verzenden.
Foutenreductie door automatisering
Mensen maken fouten, zeker wanneer de druk hoog is. Een verkeerd label op een doos of een item dat ontbreekt in de zending leidt tot ontevreden klanten en kostbare retourzendingen. Logistiek specialisten zoals QLS maken gebruik van barcodescanners en slimme software om de kans op fouten tot een minimum te beperken. Elk product krijgt een vaste plek en wordt bij het picken gecontroleerd via het systeem. Deze nauwkeurigheid zorgt voor een hogere klanttevredenheid en minder gedoe met de klantenservice. De tijd die je bespaart door niet constant retouren te hoeven verwerken vanwege inpakfouten, kun je direct investeren in het verbeteren van je aanbod.
Slimme keuzes maken bij de overstap
Het is verstandig om niet zomaar met de eerste de beste partij in zee te gaan. Kijk goed naar de koppelingen die mogelijk zijn met jouw huidige software. Het moet een systeem zijn dat praat met jouw webshop, zodat voorraadstanden altijd kloppen en je niet per ongeluk ‘nee’ hoeft te verkopen aan een klant. Let ook op de extra diensten zoals de afhandeling van retourgoederen. Een goede partner kijkt de geretourneerde producten na en voert ze direct weer in het systeem in als ze nog verkoopbaar zijn. Dit proces verloopt dan volledig automatisch, waardoor de administratieve last bij de ondernemer verdwijnt.
De kosten tegenover de baten wegstrepen
Natuurlijk kost logistieke uitbesteding geld. Er gaat een bedrag af van de marge per verkocht product. Toch is dit vaak goedkoper dan het zelf doen als je alle verborgen kosten meetelt. Denk aan de tijd die je kwijt bent, de kosten voor verpakkingsmateriaal en de vaak hogere verzendtarieven die je als kleine verzender betaalt bij postbezorgers. Een groot distributiecentrum verstuurt duizenden pakketten per dag en krijgt daardoor flinke kortingen bij vervoerders. Deze schaalvoordelen worden vaak doorberekend, waardoor de uiteindelijke verzendkosten per pakket lager uitvallen dan wanneer je het zelf naar het inleverpunt brengt. Het uitbesteden van logistiek is dus geen kostenpost, maar een investering in de groei van de onderneming. Je koopt je eigen vrijheid terug en zorgt tegelijkertijd voor een logistieke machine die nooit slaapt.