Om problemen voor te zijn, is het belangrijk om de signalen te herkennen die duiden op een email infrastructuur die de hoeveelheid emails niet meer aankan. Zo zorg je er namelijk voor dat er geen vervelende crisis ontstaat en je verder kunt met hetgeen waar je goed in bent, namelijk het ondernemen zelf.
In dit artikel delen we de waarschuwingssignalen, zodat je emails wel blijven aankomen, je mailbox altijd ruimte over heeft en je belangrijke berichten altijd kunt terugvinden.
Welke drie signalen duiden op email hosting die niet meer voldoet?
Er zijn gelukkig een aantal signalen die je duidelijk kunt herkennen, mits je weet waar je op moet letten. Zo weet je precies wanneer je actie moet ondernemen en het tijd is voor betere email hosting, van een professionele webhoster als Antagonist bijvoorbeeld.
1. Verdwenen offertes (of andere mails)
Een van de signalen is het niet kunnen vinden (of het verdwijnen) van een offerte, waarbij je denkt dat dit komt door een menselijke fout. In veel gevallen is er echter iets anders aan de hand en gaat het om dalende deliverability-ratio's. Het is een veelvoorkomend deliverability probleem, waarbij ontbrekende SPF- en DKIM-records ervoor zorgen dat de emails die je verzendt naar klanten als verdacht worden gemarkeerd en dus stilletjes worden tegengehouden.
2. Storage die volloopt
Een ander signaal, waardoor veel ondernemers overschakelen op email hosting van Antagonist, is onvoldoende storage. De standaard email opslag is 1 tot 5 GB per adres, wat al snel onvoldoende is als je vaak grotere bijlagen verstuurt. Denk aan facturen, contracten en overige bestanden. Hierdoor kan de storage vollopen, waardoor berichten steeds vaker worden geweigerd, zonder dat je hier als afzender van op de hoogte wordt gesteld. Het is de reden dat email hoster Antagonist diverse pakketten aanbiedt, zodat je zonder problemen overstapt naar meer GB aan opslag.
3. Geen audit trail
Een derde signaal om in het oog te houden is het ontbreken van een audit trail, indien email hosting niet automatisch archiveert. Dit kan betekenen dat belangrijke mails onvindbaar zijn, bijvoorbeeld als je deze nodig hebt voor een belastingcontrole of juridisch geschil. Met name als je medewerkers hebt, kan dit tot problemen leiden als de medewerker de eigen mailbox leegt. Dit zorgt ervoor dat de correspondentie niet meer terug te halen is.
Extra reden om over te stappen op professionele email hosting
Een andere reden om te kiezen voor professionele email hosting van een Nederlandse hoster als Antagonist, is de optie om meerdere professionele emailadressen aan te maken. Zo kunnen ook medewerkers zakelijk mailen, zonder dat er persoonlijke adressen worden gebruikt, of die van Gmail of Hotmail. Handig voor het maken van offertes (die altijd terug te vinden zijn), want alle gesprekken blijven zo onderdeel van de onderneming. Inclusief opties als gedeelde mailboxen, ticketing-integratie en roltoewijzing.
En indien er problemen zijn, staat er altijd een professionele klantenservice klaar om je te helpen. Zo zorg je als bedrijf voor een constante emailcontinuïteit, zonder risico’s. En professionele email hosting bij Antagonist kost minder dan je zou denken, vooral als je drie of meer medewerkers in dienst hebt is het een aanbevolen keuze.