Een creditfactuur lijkt misschien ingewikkeld, maar het is een standaarddocument in de boekhouding. In dit artikel ontdek je wat een creditfactuur precies is, in welke situaties je ermee te maken krijgt, hoe je het correct opstelt of verwerkt, en welke fouten je moet vermijden. Je leest duidelijke voorbeelden en praktische tips die je direct kunt toepassen.
Wat is een creditfactuur?
Een creditfactuur is een officiële factuur waarmee een eerder verzonden factuur gedeeltelijk of volledig wordt gecorrigeerd. Het bedrag op een creditfactuur staat negatief, wat betekent dat de leverancier een bedrag terugbetaalt aan de klant.
Een creditfactuur bevat altijd:
- Een uniek factuurnummer
- De datum van uitgifte
- Een duidelijke omschrijving van wat gecrediteerd wordt
- Een verwijzing naar de originele factuur
- Een negatief totaalbedrag
Voorbeeld: Een klant ontvangt een factuur van € 500. Eén product van € 100 wordt geretourneerd. Dan ontvangt de klant een creditfactuur van –€ 100.
Wanneer wordt een creditfactuur gestuurd?
Creditfacturen worden gebruikt wanneer een oorspronkelijke factuur moet worden aangepast. Dat gebeurt onder andere in de volgende gevallen:
- Een product wordt geretourneerd
- Er is een fout in de prijs of hoeveelheid
- De klant heeft te veel betaald
- De levering was onvolledig of verkeerd
De creditfactuur wordt meestal opgesteld door de verkoper of dienstverlener, maar kan ook worden opgevraagd door de klant.
Wat is het verschil tussen een creditfactuur en een gewone factuur?
Een gewone factuur toont wat een klant moet betalen. Een creditfactuur toont wat de verkoper terugbetaalt of corrigeert.
De belangrijkste verschillen:
- Een gewone factuur bevat een positief bedrag, een creditfactuur een negatief bedrag
- Een gewone factuur is een vordering, een creditfactuur is een correctie of terugbetaling
- Een creditfactuur verwijst altijd naar een bestaande factuur
Beide zijn officiële documenten en hebben dezelfde boekhoudkundige waarde.
Hoe ziet een creditfactuur er concreet uit?
Een correcte creditfactuur bevat alle elementen die ook op een gewone factuur staan, aangevuld met:
- Een duidelijke vermelding dat het om een creditfactuur gaat
- Een verwijzing naar de originele factuur (factuurnummer en datum)
- Een negatieve totaalprijs (bijvoorbeeld –€ 75)
- Een korte uitleg waarom de factuur wordt gecorrigeerd
Creditfacturen moeten net zo zorgvuldig worden opgesteld en bewaard als gewone facturen.
Wat moet je doen als je een creditfactuur ontvangt?
Als je een creditfactuur ontvangt, neem dan deze stappen:
- Controleer of de gegevens en het bedrag correct zijn
- Zorg dat je de creditfactuur opneemt in je administratie
- Volg de terugbetaling of verrekening op volgens de afspraken
Een creditfactuur kan een directe terugbetaling betekenen of verwerkt worden als korting op een toekomstige factuur.
Hoe verwerk je een creditfactuur in de boekhouding?
Een creditfactuur moet net als een gewone factuur in de administratie worden opgenomen. Dit gebeurt als volgt:
- Registreer het negatieve bedrag als een aparte boeking
- Verwerk het in dezelfde periode waarin de correctie is vastgesteld
- Verbind de creditfactuur aan de originele factuur in je administratie
Als je boekhoudsoftware gebruikt, kun je de creditfactuur meestal als een aparte inkomende of uitgaande correctie invoeren. Dit wordt dan automatisch in de juiste rapporten verwerkt.
Wat zijn veelgemaakte fouten bij creditfacturen?
Ondanks de eenvoud worden creditfacturen vaak foutief opgesteld. Veelvoorkomende fouten zijn:
- Geen verwijzing naar de originele factuur
- Geen negatief bedrag, maar een omschrijving zoals “tegoed” zonder bedrag
- Onjuiste factuurnummers of ontbrekende data
- Creditfactuur wordt geboekt in de verkeerde periode
- Verkeerde btw-vermelding of onduidelijke omschrijving
Dergelijke fouten kunnen leiden tot administratieve problemen of onduidelijkheid bij audits.
Is een creditfactuur verplicht bij een terugbetaling?
Ja, in de meeste gevallen is een creditfactuur verplicht als je geld teruggeeft of een factuur aanpast. Het is het officiële bewijs dat een oorspronkelijke factuur is gecorrigeerd. Zowel de klant als de leverancier heeft dit document nodig voor een correcte administratie.
Zonder creditfactuur is er geen sluitend bewijs van de wijziging, wat tot problemen kan leiden bij belastingcontroles of interne boekhouding.
Hoe lang moet je een creditfactuur bewaren?
Creditfacturen moeten net als gewone facturen bewaard blijven volgens de lokale wetgeving. In veel landen geldt een bewaartermijn van 5 tot 10 jaar, afhankelijk van de fiscale regels en het type onderneming.
Het is toegestaan om creditfacturen digitaal te bewaren, zolang ze leesbaar, toegankelijk en veilig opgeslagen zijn.
Veelgestelde vragen
Moet een creditfactuur altijd een negatief bedrag tonen?
Ja, het totaalbedrag op een creditfactuur moet negatief zijn. Dat maakt duidelijk dat het om een terugbetaling of correctie gaat.
Mag je meerdere originele facturen met één creditfactuur corrigeren?
Nee, een creditfactuur moet altijd verwijzen naar één specifieke originele factuur. Anders wordt de koppeling onduidelijk.
Kun je een creditfactuur sturen als er nog niet is betaald?
Ja, een creditfactuur kan ook worden verstuurd vóór betaling, bijvoorbeeld als een fout wordt ontdekt voor de betaling is uitgevoerd.