Als ondernemer of freelancer ben je verplicht om correcte facturen uit te reiken. Maar wat moet er precies op een factuur staan volgens de regels in Nederland? In dit artikel krijg je een duidelijk overzicht van de verplichte onderdelen van een factuur, zonder vaagheid.
Wat moet op een factuur staan?
Een factuur moet aan een aantal wettelijke eisen voldoen. De Belastingdienst stelt deze gegevens verplicht voor alle ondernemers die btw-plichtig zijn:
- Factuurdatum – De datum waarop je de factuur uitschrijft
- Uniek factuurnummer – Elke factuur moet een opeenvolgend en uniek nummer hebben
- Naam en adres van jouw bedrijf – Geen postbus, maar een fysiek adres
- Naam en adres van de klant – Ook hier geen postbus, maar het echte vestigingsadres
- Jouw btw-nummer – Of je omzetbelastingnummer als je een eenmanszaak hebt
- Jouw KvK-nummer – Verplicht als je ingeschreven staat bij de Kamer van Koophandel
- Omschrijving van de geleverde dienst of goederen – Wat heb je geleverd, in welke hoeveelheid, en wanneer?
- Datum van levering of dienst – Als die afwijkt van de factuurdatum
- Bedrag exclusief btw – Het bedrag vóór belasting
- Btw-tarief dat van toepassing is – Bijvoorbeeld 21%, 9% of vrijgesteld
- Het btw-bedrag – In euro’s, per tarief
- Het totaalbedrag inclusief btw – Het uiteindelijke bedrag dat de klant moet betalen
Extra gegevens die vaak op een factuur staan
Naast de verplichte onderdelen voegen ondernemers vaak nog deze elementen toe:
- Betaaltermijn – Bijvoorbeeld: ‘Gelieve te betalen binnen 14 dagen’
- Rekeningnummer (IBAN) – Zodat de klant weet waar hij moet betalen
- Contactgegevens – E-mailadres of telefoonnummer bij vragen over de factuur
- Logo of huisstijl – Voor herkenbaarheid en een professionele uitstraling
Zolang de wettelijke elementen correct zijn ingevuld, mag je een factuur verder opmaken in je eigen stijl.
Veelgestelde vragen
Moet ik een factuur maken als ik geen btw reken?
Ja, ook dan ben je verplicht om een factuur te maken, bijvoorbeeld met de vermelding “btw vrijgesteld”.
Mag ik mijn facturen zelf ontwerpen?
Ja, zolang alle verplichte onderdelen duidelijk vermeld staan.
Moet ik mijn KvK-nummer op elke factuur zetten?
Ja, dat is verplicht voor ondernemers die ingeschreven zijn bij de Kamer van Koophandel.
Wat gebeurt er als mijn factuur niet voldoet aan de regels?
Dan loop je het risico op problemen met de Belastingdienst en verlies je mogelijk het recht op btw-aftrek.
Ben ik verplicht om facturen in PDF te sturen?
Nee, dat mag ook digitaal of op papier, zolang de factuur niet bewerkbaar is na verzending.