Iedere ondernemer zal herkennen dat het van groot belang is om de zakelijke telefonie goed op orde te hebben. Het laat namelijk zien hoe professioneel je bedrijf is. Bovendien is dit het meest directe contact dat klanten met jouw bedrijf hebben. Duidelijke en efficiënte communicatie kan zorgen voor tevreden klanten die sneller geneigd zijn om terug te komen. Gelukkig zijn er slimme manieren om je communicatie te verbeteren. Hoe je dat als ondernemer aan kunt pakken, lichten we in dit artikel toe.
Zorg voor een professionele eerste indruk
De eerste indruk begint vaak bij het eerste contactmoment. Word je gebeld door een klant? Dan is het goed om van tevoren te bedenken hoe je je bedrijf wilt presenteren. Gebruik een vaste begroeting, een professionele voicemail en zorg dat je altijd duidelijk en vriendelijk communiceert. Het is van belang om consistent te zijn en je merkidentiteit hier ook te laten zien. Zo weten klanten namelijk precies wat ze kunnen verwachten.
Scheid werk en privé
Veel ondernemers gebruiken hun privénummer ook zakelijk. Dat is handig, maar kan soms ook de scheiding tussen werk en privé waziger maken. Dit is niet fijn voor je werk/privé balans en bovendien wordt je telefonie ook minder overzichtelijk. Een oplossing hiervoor is werken met vast op mobiel. Daarmee gebruik je één telefoon, maar heb je wel een duidelijk onderscheid tussen zakelijk en privé. Je bent professioneel bereikbaar, terwijl je toch controle houdt over wanneer en hoe je bereikbaar bent. Je kunt bijvoorbeeld openingstijden instellen zodat je niet buiten werktijden gebeld kunt worden op je zakelijke nummer.
Kies voor een zakelijk nummer
Bovendien is het van belang om te kiezen voor een professioneel telefoonnummer. Veel ondernemers kiezen tegenwoordig voor 085 nummers. Deze nummers zijn niet gebonden aan een specifieke regio en geven je bedrijf direct een landelijke en professionele uitstraling. Daarnaast zijn ze flexibel in gebruik en eenvoudig te koppelen aan verschillende apparaten of medewerkers. Voor klanten voelt een 085 nummer vaak betrouwbaarder dan een standaard 06-nummer. Hierdoor groeit de professionaliteit van je bedrijf.
Slim omgaan met bereikbaarheid
Er zijn verschillende tools die ondernemers helpen om hun telefonie en communicatie te verbeteren. Een voorbeeld daarvan is Rinkel. Met Rinkel kun je eenvoudig een zakelijk nummer gebruiken op je bestaande smartphone, zonder dat je een extra toestel nodig hebt. Je kunt bijvoorbeeld instellen wanneer je bereikbaar bent, doorschakelen en inzicht krijgen in gemiste oproepen. Dit maakt het makkelijker om professioneel bereikbaar te zijn en om tegelijkertijd je privé- en werk telefoontjes te scheiden.
Maak communicatie efficiënt en overzichtelijk
Naast telefonie is het belangrijk om ook je andere communicatiekanalen goed te organiseren. Denk aan e-mail, WhatsApp en eventueel chatfuncties op je website. Het is van belang dat je snel reageert en dat je antwoorden helder geformuleerd zijn. Zo kun je structuur aanbrengen in je communicatie, waardoor je misverstanden voorkomt en je efficiënter kunt werken.