Een collega, zakenpartner of werknemer verliezen is ingrijpend, ook op de werkvloer. Het schrijven van een zakelijke condoleancekaart vraagt om een respectvolle en gepaste toon, zonder dat het afstandelijk wordt. Maar wat schrijf je precies?
En hoe zorg je ervoor dat je woorden gepast zijn, zonder te persoonlijk of juist te formeel te zijn? In dit artikel ontdek je concrete voorbeelden van zakelijke teksten voor een condoleancekaart, wat je beter niet schrijft en hoe je de juiste toon vindt in verschillende situaties.
Wat zet je op een condoleancekaart zakelijk?
Op een zakelijke condoleancekaart schrijf je een korte, respectvolle boodschap waarin je je medeleven uitdrukt. De tekst is eenvoudig, zonder overdreven emoties, maar wel oprecht. Je houdt rekening met de relatie tot de overledene én met de rol van de ontvanger (familie, personeel of partner).
Een zakelijke condoleancekaart bevat meestal:
- Een eenvoudige aanhef, zoals “Geachte familie” of “Beste collega”
- Een uiting van medeleven, bijvoorbeeld: “Gecondoleerd met het verlies van uw vader”
- Eventueel een korte herinnering of waardering, zoals: “We herinneren hem als een toegewijde collega”
- Een afsluiter zoals “Veel sterkte gewenst” of “Met oprechte deelneming”
Voorbeeldtekst:
“Geachte familie,
Wij willen u onze oprechte deelneming betuigen met het overlijden van uw vader.
Wij herinneren hem als een betrokken en gewaardeerd collega.
Wij wensen u en uw familie veel sterkte in deze moeilijke tijd.”
Wat is het verschil tussen een persoonlijke en zakelijke condoleance?
Een persoonlijke condoleance is vaak emotioneler, bevat meer herinneringen en is gericht op het delen van verdriet. Een zakelijke condoleance is neutraler van toon en blijft beknopt. Je vermijdt te persoonlijke uitspraken, maar je boodschap blijft oprecht en menselijk.
Persoonlijk voorbeeld:
“Lieve Els, ik ben diep geraakt door het overlijden van je moeder. Ik denk aan alle mooie gesprekken die we hadden en wens je veel warmte en kracht.”
Zakelijk voorbeeld:
“Geachte mevrouw De Vries, gecondoleerd met het verlies van uw moeder. Wij wensen u en uw familie veel sterkte toe.”
In een zakelijke context houd je afstand, maar zonder kil te worden.
Wanneer verstuur je een zakelijke condoleancekaart?
Een zakelijke condoleancekaart stuur je zo snel mogelijk na het vernemen van het overlijden, bij voorkeur binnen een week. Je stuurt de kaart in de volgende situaties:
- Een werknemer verliest een familielid
- Een collega komt te overlijden
- Een klant of zakenrelatie verliest iemand in zijn of haar directe omgeving
- Een leverancier of partnerbedrijf meldt een overlijden
Als het gaat om een nauwe werkrelatie, kan een persoonlijk telefoontje of bloemen ook gepast zijn, naast de kaart.
Welke formuleringen kun je gebruiken op een zakelijke condoleancekaart?
Hieronder vind je concrete voorbeeldzinnen die passen binnen een zakelijke context:
Voor het overlijden van een familielid van een werknemer of collega:
- “Gecondoleerd met het verlies van uw [relatie, zoals vader/moeder].”
- “Wij wensen u en uw naasten veel sterkte toe in deze moeilijke periode.”
- “Namens het hele team: onze oprechte deelneming.”
Bij het overlijden van een collega of medewerker:
- “Wij zijn diep getroffen door het overlijden van onze collega [naam].”
- “Zijn inzet en collegialiteit zullen ons bijblijven.”
- “Wij leven mee met de familie en wensen hen veel kracht toe.”
Bij een overlijden binnen een zakenrelatie:
- “Wij betuigen ons medeleven met het verlies binnen uw organisatie.”
- “Wij herinneren [naam] als een gewaardeerde partner en professional.”
- “Veel sterkte gewenst in deze moeilijke periode.”
Wat zet je beter niet op een zakelijke condoleancekaart?
Vermijd uitspraken die te informeel, vaag of religieus beladen zijn, tenzij je zeker weet dat dit gepast is. Ook persoonlijke verhalen, grapjes of lange anekdotes horen niet thuis op een zakelijke kaart.
Zeg liever niet:
- “Ik weet precies hoe je je voelt”
- “Alles gebeurt met een reden”
- “Hij was altijd zo grappig, ik zal hem missen aan de koffiemachine”
Ook te formele of afstandelijke zinnen zoals “Wij hebben kennisgenomen van het overlijden” kunnen kil overkomen. Kies liever voor een warme, maar zakelijke toon.
Hoe onderteken je een zakelijke condoleancekaart?
De afsluiting hangt af van wie de kaart verstuurt. Gebruik altijd een nette, eenvoudige afsluiting. Enkele voorbeelden:
- “Met oprechte deelneming, [Naam]”
- “Namens het team van [bedrijfsnaam], [Naam / functie]”
- “Met respectvolle groet, [Bedrijfsnaam]”
Zorg ervoor dat je de naam van het bedrijf of team vermeldt als het om een gezamenlijke kaart gaat. Bij persoonlijke kaarten namens een leidinggevende of HR, volstaat de eigen naam en functie.
Veelgestelde vragen
Moet een condoleancekaart altijd op papier?
In zakelijke context is een papieren kaart gebruikelijk. Een e-mail kan alleen als aanvulling of noodoplossing dienen als snelheid belangrijk is.
Mag je een zakelijke condoleancekaart ook namens het hele team sturen?
Ja, dat is zelfs gebruikelijk. Vermeld dan: “Namens het team van [bedrijfsnaam]” in de ondertekening.
Wat als je iemand niet goed kende?
Houd het dan algemeen, bijvoorbeeld: “Gecondoleerd met dit verlies. Wij wensen u veel sterkte.”